インターネットFAX faximo(ファクシモ)活用法ブログ

FAXの業務改善、コスト削減に効く インターネットFAX活用法をご紹介します!

faximoで受信したFAX画像を、送信元ごとにDropboxへ自動保存する方法

こんにちは。
faximoPR担当の藤岡です。
 
先日榊原よりEvernoteでのfaximo活用法をご紹介しましたが、私の方からはDropboxの活用法をご紹介します。
 
faximoはメールでFAXを受信する事ができますが、FAXを受信するたびに添付されている画像データを保存するのは手間がかかりますよね。送信元ごとに保存先を振り分けるとなると尚更です。
 
そこで、Dropboxというアプリケーションを利用して受信したFAX画像のデータを自動で送信元ごとに保存する方法をお伝えしたいと思います!
 

 
まずはDropboxホームページからDropboxをダウンロードし、PCやモバイル端末にインストールして下さい。
Dropboxホームページ
 
Dropboxだけではメールに添付されたデータを自動的に保存する事ができないので、「Send to Dropbox」というアプリケーションを利用します。
Send to Dropboxホームページ
 
Send to Dropboxホームページの「Connect to Dropbox」のリンクをクリックします。
すると、Dropboxのログイン画面へ移動します。
Dropboxにログインしますと、「DropboxへSend to Dropboxのアプリケーションを接続して良いか」を聞かれますので、許可のボタンをクリックします。
 
Dropboxへのアプリ接続許可
 
許可ボタンをクリックすると、Send to Dropboxの設定画面へ移動します。
SendtoDropbox設定画面
 
このページを簡単に説明しますと、
[1]には受信用のメールアドレスが表示されています。
このメールアドレスで受信したメールの添付ファイルはDropboxへ自動的に保存される事となります。
後ほど、faximo管理画面の受信メールアドレスにこのメールアドレスを追加するので、メールアドレスをコピーしておいて下さい。
[2]はファイル保存先のフォルダ名に使用可能な属性が表示されています。
属性はそれぞれ「Subject」(メール件名)、「From address」(メール送信元アドレス)、「Date」(受信日)となっています。
[3]はファイル保存をするフォルダのパスが表示されています。
初期状態では「Attachments」フォルダ(Send to Dropbox接続時に自動的に作成されるフォルダ)の中にファイルが保存されるようになっていますが、[2]に表示されている属性を「Attachments」フォルダとファイル名の間に挟むことで、添付ファイルを任意のフォルダへ振り分けて保存する事ができるようになります。(※[2]の属性はマウスでクリックしながら移動させる事ができます。)
 
今回は、送信元のFAX番号ごとに振り分けたいので、[3]は「Attachments」/「Subject」/「Filename」と設定します。
SendtoDropbox属性設定
 
最後に「Save Setting」ボタンをクリックしますと設定が保存されます。
これでSend to Dropbox側の設定は終了です。
 
次に、faximo管理画面から受信メールアドレスの設定を行います。
※受信メールアドレスの設定変更方法については、オンラインマニュアルの「受信メールアドレスを変更する」をご覧下さい。
 
まず、faximo管理画面へログインし、受信設定画面へ移動して下さい。
faximo管理画面
 
受信設定画面の転送先メールアドレスに、先ほどコピーしたSend to Dropboxのメールアドレス(設定画面の[1]に表示されていたもの)を貼り付けて下さい。
 
次が今回の重要なポイントとなります。
受信したFAXを送信元FAX番号で振り分けるために、受信メールタイトルが送信元FAX番号となるように設定します。
受信設定画面の受信メールタイトルに、送信元FAX番号を表示する予約語である%from%を入力して下さい。
※受信メールタイトルの詳細設定については、FAX受信機能のページをご覧下さい。
faximo受信設定
 
設定しましたら、変更するボタンをクリックし設定を保存して下さい。
 
以上で設定は全て完了です。
faximoで受信したFAXは送信元のFAX番号ごとにDropboxへ自動的に保存されます。
 
実際にfaximoでFAXを受信すると、下図のように送信元の電話番号ごとにフォルダが作成され、フォルダの中にFAX画像データが保存されていました!
FAX送信元ごとにフォルダが生成されている
FAX送信元ごとにFAX画像を保存できている
 
Dropboxの無料アカウントは、保存容量が2GBとなっています。
容量オーバーとなると新しいファイルが保存されなくなりますのでご注意下さい。
(受信形式がPDFの場合、1枚のFAX画像データはおよそ25KBですので、初期状態でもかなりの枚数を保存する事ができますが。)
 
今後もfaximoを活用するためのテクニックをご紹介してきたいと思いますので、よろしくお願いします!

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