インターネットFAX faximo(ファクシモ)活用法ブログ

FAXの業務改善、コスト削減に効く インターネットFAX活用法をご紹介します!

FAX通信の基礎知識 ~第1回 FAXの送受信の処理について~

この記事は、2011/12/20にfaximoSilverワークショップに掲載したものと同じ内容です。

こんにちは、faximoPR担当の藤岡です。
今回から数回に渡り、FAX通信の基礎知識を連載していきます。
連載が少しでもお客様のお役に立てば幸いです。
連載第1回は、FAXの送受信の処理についてご説明します。
 
FAX送受信の処理フロー
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Evernoteで外出先でも素早くFAXを確認! ~その2

こんにちは、faximoPR担当の榊原です。

さて、昨日ご紹介したEvernoteを利用したfaximoでのFAX受信について、いよいよ詳しく設定方法などをご紹介していきます。
予めEvernoteのアカウントを作成し、iPhoneにEvernoteアプリをインストールしておいてください。

Evernote
https://www.evernote.com/

App Store – Evernote (iPhone、iPad用アプリ)
http://itunes.apple.com/jp/app/evernote/id281796108&mt=8

まずは、Evernoteの送信用メールアドレスを確認します。
iPhoneのEvernoteアプリを起動し、「全てのノート」→左上の「設定」から「Evernoteのメールアドレス」をタップすると、送信用メールアドレスが表示されます。
そこに表示されている「Evernoteのメールアドレス」へメールを送信すると、Evernoteへ自動的にメール本文と添付ファイルが保存されます。

※Webブラウザでも送信用メールアドレスを確認できます。
Evernoteへログインし、右上の「設定」をクリックすると「アカウントのサマリー」画面が表示されますので、その画面の「Evernote にメールする」をご確認ください。

メールでEvernoteにファイルを保存する際は、メール件名を利用することで、保存先のノートブックを指定したりタグをつけることができます。

@:保存したいノートブック名
#:割り当てたいタグ名

※詳しくはEvernote日本語版ブログをご参照ください。

Eメールを送信するだけでEvernoteに簡単送信!
http://blog.evernote.com/jp/2010/08/31/1010

但し、ノートブック名やタグ名は、あらかじめEvernoteに登録されているものしか使うことができません。

そこで、まずは「FAX」等の名前でノートブックを作成しましょう。

WebブラウザでEvernoteへログインし、左側の「ノートブック」タイトルのところにある矢印から「新規ノートブックの作成」をクリックしてタイトルを指定すると、新しいノートブックを作成することができます。

また、良くFAXを受信する相手先FAX番号がわかっている場合は、タグも作っておくと便利です。
FAX番号でタグを作っておくと、あとでその番号からのFAXだけ絞り込んで表示できます。
タグの追加は、ノートブックと同じようにタグ一覧のタイトルの横から追加できます。

さて、これでEvernoteの準備が完了しました。
次に、faximoの設定を行います。

faximo管理画面にログインし、「受信設定」を開いてください。

faximo管理画面
https://secure.faximo.jp/user/login.php

「受信メールアドレス」または「転送先メールアドレス1、2」いずれかに、先ほど確認したEvernoteの送信用メールアドレスを入力します。

次に、受信メールタイトルを指定します。faximoの受信メールタイトルには予約語を使って送信元FAX番号などを自動的に入力することができます。

ここでEvernoteのノートブック、タグ指定機能を使います。

(例)
faximoFAX %ry%/%rmo%/%rd% @FAX #%from%
件名(faximoFAX+日付) ノートブック名(FAX) タグ名(差出人FAX番号)

2011/11/27に受信した、FAX番号0312345678からのFAXは以下のようなタイトルになります。

faximoFAX 2011/12/27 @FAX #0312345678

※上記の例の場合、「FAX」という名前のノートブックと「0312345678」という名前のタグは予めEvernote側で作成しておく必要があります。

faximoのFAX受信時にタイトルで使用できる予約語については下記をご覧ください。

faximoオンラインマニュアル – FAX受信メールのタイトルを変更する
http://faximo.jp/online_manual/usersite/setting-r/set-r004.html

最後に、受信ファイル形式指定は「PDF」にしてください。「TIFF」形式の場合、Evernoteアプリで直接画像を開くことができません。

全て設定したら、「変更する」をクリックして、設定完了です。

これで、faximoで受信したFAXを自動的にEvernoteへ保存する準備ができました!

試しに受信してみましょう。

「0312345678」のFAXからfaximoへFAXを送信してみます。

……しばらく待った後、iPhoneのEvernoteを開いてみると。

FAXを無事受信していました!

「タグ」画面で番号ごとにすぐFAXを探し出すことができます。

長くなりましたが、Evernoteを活用したfaximoのご利用方法をご紹介しました。
さまざまなアプリとの連携で、是非faximoをもっと便利に使ってみてください!

Evernoteで外出先でも素早くFAXを確認! ~その1

こんにちは、faximoPR担当の榊原です。

メールでFAXを送受信するfaximoは、どこでもFAXを確認できてとても便利ですが、外出先からすぐにFAXを見たいと思っても、日々のメールの中にFAXが埋もれてしまったり、いちいち開いて確認するのが面倒な場合があります。

今日は、そんなお悩みをお持ちの方に、スマートフォンとEvernote(エバーノート)で解決する方法をお伝えします!
今回ご紹介するのはiPhone版Evernoteでの活用方法です。

App Store – Evernote (iPhone、iPad用アプリ)
http://itunes.apple.com/jp/app/evernote/id281796108&mt=8

Evernoteは個人向けクラウドサービスで、テキストや画像、動画などなんでも保存しておけるストレージとして多くの皆さんが便利にお使いだと思います。
このEvernoteに、メールでファイルを送信できる機能があるのをご存知でしょうか?

faximoでは、FAX受信時のメールアドレスを3件まで登録できます。
その受信メールアドレスにEvernoteの送信用メールアドレスを登録することで、FAXを受信すると自動的にEvernoteに保存される仕組みを作ることができます!

しかも、Evernoteへのメール送信機能では、タイトルを使って「ノートブック」を指定したり「タグ」をつけることが可能。faximoのFAX受信時メールタイトル指定機能と組み合わせれば、あとから素早くFAXを見つけられる「FAX専用ノートブック」を作ることができます。

これで、「あの案件のFAXいつ受信したかな……」と悩みながらメールをひとつひとつ確認する手間がなくなり、外出先でもfaximoをさらに便利にお使いいただけます!

明日は、Evernoteやfaximoでの詳しい設定方法をご紹介します。お楽しみに!

Androidでfaximoを利用!~FAX送信編~

こんにちは、faximoPR担当の藤岡です。

前回、スマートフォンでのFAX受信について試しましたので、今回はFAX送信ができるかを試してみます。

使用したスマートフォンは、NTT docomoのREGZA Phone T-01C(OSのバージョンは2.2.2)です。
メールアプリは「SPモードメール」を使用します。

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Androidでfaximoを利用!~FAX受信編~

こんにちは、faximoPR担当の藤岡です。

最近、「スマートフォンでもfaximoを使えるのか」というお問い合わせが増えています。

お客様の疑問にお答えするべく、実際に私物のAndroid端末でfaximoが使えるのかを試してみました。

使用したスマートフォンは、NTT docomoのREGZA Phone T-01C(OSのバージョンは2.2.2)です。

今回は、FAXの受信と閲覧を試します。

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iPadでfaximo利用! その3 PDFに手書きで書き込み&FAX送信

こんにちは。faximo PR担当の榊原です。
さて、受信したFAXに書き込みをしてFAX送信してみたいと思います。

まずは、PDF受信できるソフトを見つけなければ!ということで、結構探したんですが、意外と・・・ないんですよね。
アノテーション(注釈書き込み)ができるソフトはあるのですが、図や文字を書き込んでそのまま送信できるソフトが見つからない!
いろいろと探して、見つかったのがこの「MUJI NOTE」(450円 ※2010/12/16現在)です。

MUJI NOTE
http://www.muji.com/jp/app/#Not

このソフト、凄く好きです!書き込みのタッチや手書き文字の認識など、使っていて凄く気持ちがいい!
有料ソフトですが、おすすめです♪

さて、このMUJI NOTEだとPDFに書き込みができるようなので、さっそくメールで受信したFAXを開いてみます。

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iPadでfaximo利用! その2

こんにちは。faximo PR担当の榊原です。

とりあえず、「iPadでfaximoを使う」ということで、まずはFAXを受信してみることにしました。

といっても、簡単ですよね。iPadで使っているメールアドレスをfaximoの受信用メールアドレスにするだけ。

さっそく自分のfaximo番号宛にFAXを送信してみます。

……あれっ?

どうも、iPadのメールではfaximoの受信FAXをTIFF形式では見られない様子。

PDF受信に変更してみました。

もう一度、受信してみます。

今度はバッチリ!

2ページのFAXがきれいに受信できました!

次回は、受信したFAXに手書きで書き込んで送信する、というのをやってみたいと思います。

iPadでfaximo利用! その1

こんにちは、faximoPR担当の榊原です。

先日、遅ればせながら私のところにiPadがやってきました!
faximoはインターネットが使えるところならどこでもFAXが使えるのが魅力。
きっとiPadでfaximoを利用したいお客様もいらっしゃるはず!

そう思って、さっそくiPadでfaximoを利用してみようとしてみたのですが。

・・・。

・・・iPad、意外と難しいですね・・・(> <、)。

ひとまず手探りではありますが、これからiPadでfaximoを使ってみて
レポートしてみたいと思います。

よろしくお願いします!

発信元別に簡単振り分け!FAX日報受信での活用事例

本日は、受信FAXの振り分けにお困りだった学習塾の事例をご紹介します。

この学習塾では、教室ごとに日報をFAXで受信しておられましたが、届いたFAXを教室別に振り分けを行って保管する業務が毎日発生し、忙しい業務時間を圧迫していました。また、一定期間保管しておく必要があり、保管スペースの確保にも頭を悩ませていました。

そこで、日報FAXをfaximo受信し、ペーパーレス化を実現!しかも、faximoなら件名に「差出人FAX番号」や「差出人TSID」を入れられるので、発信元別にメールソフトで簡単に振り分けることができます!

これで、日々受信する日報はメールソフトで受信しておくだけ。あとは、毎月日報確認の時期になったら、メールソフトで振り分けられたフォルダごとにファイルを書き出して確認すれば良くなり、毎日の業務がラクになったと大変好評です。

FAX日報受信での活用事例

離れた場所でもラクラク!アウトソーシングでのfaximo活用アイデア

人手のかかるFAX受注業務をアウトソーシングする際、FAX情報の連携はどのようにされていますか?

特に、FAXの原本を自社内に持ちつつアウトソース先に転送したい、となると、システム構築も必要ですし、転送コストも大変。

大規模な受注業務なら専用システムを検討できますが、FAXの割合はそれほど多くない・・・という場合、コストをかけずに構築する必要がありますよね。

そんな時に、「メールでFAXを送受信する」faximoなら簡単解決!受信したFAXはメールで確認できますので、どこにいようとFAXを受け取ることができます。

受信するメールアドレスは3つまで登録できるため、自社とアウトソース先の両方でのFAX確認も問題ナシ。

普段はアウトソース先に業務をお任せして、イレギュラーな発注などがあった場合に自社で対応する、といった連携ができます。

アウトソーシングでのfaximo活用アイデア

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